עבודה בעידן הקורונה: כבר לא קמים בשבע, באים לעבודה בשמונה וחוזרים הביתה בשש

תומר סננס, סמנכ”ל חטיבת פרויקטים ב”אופיסופט”, מסביר מה למדנו בימי הקורונה ואיך מנהלים עבודה פרודוקטיבית מרחוק

מאת: תומר סננס

Photo by Christina Wocintechchat on Unsplash

ככה, בפתאומיות, בחודש מרץ השנה נדמה היה שהכל עמד מלכת. כמעט. כל מה ששמענו מכל עבר היה “קורונה”, מבלי שידענו עדיין מהי ואיך מעכלים את השינוי שהיא הביאה לחיינו הפרטיים והעסקיים גם יחד.

כשהיא הגיעה, היתה חטיבת הפרויקטים שאני מנהל, בשיגרה ובשיא העשייה. היינו בעיצומו של ניהול מטריציוני במספר פרויקטים מקבילים, ממשלתיים, ציבוריים ופרטיים.

ואז הגיעה ההנחתה: המשרדים סגורים וכל העבודה עוברת הביתה. לקחנו נשימה עמוקה כדי להבין מה עושים ואיך. נדרשנו לחשיבה מהירה, הפרויקטים הרי כבר “על האש”. הבנו שהשיגרה עוברת ל-HOLD וצריך לחשב מסלול מחדש. מה שהיה ברור: ההרגל של לקום בשבע, להיות בשמונה בעבודה וללכת הביתה בשש, הולך לפוג מהעולם.

בימים הראשונים, כשעוד לא באמת הבנו מה בדיוק קורה, דסקסנו במחשבות איך להתנהל תוך כדי תנועה. תהינו, האם ומתי יגיע הטלפון מהלקוחות, שמבקשים לעצור הכל. אבל מה שקרה זה ההיפך הגמור, הפרויקטים החלו להרים ראש יותר מתמיד ונפל האסימון שהקורונה הביאה לנו עבודה נוספת – דה פקטו!

לפני הקורונה הקמנו בבית חולים מוביל חדר שליטה של מסכי ONLINE למכלול מערך בית חולים שבו השתקפו עשרות מדדים. פלטפורמה זו, שעבדה היטב בשוטף, הצמיחה בקשה לחמ”ל קורונה של מסכי ONLINE למדדי קורונה, כדי לדעת בכל רגע נתון כל מדד על כל חולי ומאושפזי קורונה.

דבר דומה קרה לנו במשרד ממשלתי, שבו בנינו דשבורד קורונה קמעונאי – כלומר דשבורד שמטרתו למדוד את עלות הצריכה וסל מחירים בתקופת הקורונה, זיהוי של הרשתות המנצלות תקופה זו ומעלות מחירים, או לחילופין, מי נשאר לויאלי ללקוחות, היכן מסתמן צפי למחסור באחד ממוצרי הבסיס של סל המזון וכו’.

תומר סננס: “כל מי שבא מוכן עם DATA מדיד שמספק תובנות יקל עליו להבין ולקבל החלטות טובות יותר“

אלו רק דוגמאות לשני פרויקטים שצריכים, בשל הנסיבות והדחיפות, לעלות בזמן אפס. ללא אפיון, ללא גאנט וללא סביבות פיתוח מסורתיים. התוצאה: עלייה במהירות האור במונחים של מערכות מידע חוצות ארגון.

קיבלנו גושפנקה (שאני אישית כבר אומר שנים) בזמן המשבר כי עולמות האנליטיקס, ה-BI (בינה עסקית) וה-DATA הם מהחשובים ביותר (!), שכן מדובר בתחומים ליבתיים בארגון ולא “תומכי לחימה”. וזה נכון לכל ארגון.

ארגונים ועסקים רבים גילו מה שידענו כבר שנים: כל מי שבא מוכן עם DATA מדיד שמספק תובנות יקל עליו להבין ולקבל החלטות טובות יותר. לארגונים שהשכילו להקים דאטא כזו יש שליטה, הם מובילים ולא מובלים וקבלת ההחלטות שלהם תהיה מבוססת ולא אקראית, ללא משברים פנים ארגוניים של חוסר סדר, כאשר היעילות והפרודוקטיביות מככבים.

בימי הקורונה הבנתי כמה דברים חשובים: תחילה, שארגונים חייבים בשיגרה, כמו בזמן משבר, להתנהל על בסיס DATA איכותי ואמין שייתן למשתמש “שולחן עבודה” לקבלת החלטות. זוהי פלטפורמה הכרחית ברגיל בכלל ובמשבר בפרט.

שנית, אפשרי להיות פרודוקטיביים מאוד בעבודה מרחוק, רק צריך לדעת לנהל זאת נכון. איך עושים את זה? קודם כל, עלינו לסמוך על עובדינו, לשחרר את ה”אח הגדול”, במובן של לדעת מתי העובד מגיע ומתי עזב. זה לא מה שבאמת חשוב! הקורונה לימדה אותנו (אותי לפחות) שיום עבודה הוא לא 9:00 עד 18:00 וברגע שאתה יותר גמיש אתה מאפשר לעצמך לסגור פינות גם בשעות לא “שיגרתיות”.

ימי הקורונה גם לימדו אותי לנהל את העבודה לפי תוצרים ותפוקות. באופן אישי הכנתי מדי בוקר רשימה של דברים שאני הייתי רוצה לקדם ולהספיק היום מול כל הפרויקטים שלי. ניצלתי את היכולת להעביר ולהאציל סמכויות לעובדים, תוך שאני מוודא מדי יום שאנחנו מסונכרנים על המשימות, על תעדוף המשימות ועל לוח הזמנים.

נקודות חשובות נוספות הן: דליברי, שיחות תיאום (פנים ארגוניות ומול הלקוחות), דיון בפרטים והשימוש במיילים ובווטסאפים ככלי עבודה יעיל. היה לנו חשוב, כמו בזמן שיגרה, להגיב מהר, לפעמים להסיט משאבים מפרויקט אחד לאחר. כל זה הצריך עבודה משותפת, אמפתיה וחשיבה מחוץ לקופסה.

מניסיוני וכפי שאני רואה זאת, הקורונה שינתה סדר עולם מאוד משמעותי בעבודה, כי מעתה ניתן לעבוד בתפוקות גבוהות גם מרחוק. וכל ההרגל של לקום בשבע, להיות בשמונה וללכת בשש, הולך לפוג מהעולם.